装修管理
一、客户办理收房所需资料及条件
1、科创城租赁保证金已收取通知单;
2、购房/租赁合同;
3、企业营业执照复印件(加盖公章)或个人客户身份证复印件;
4、企业法定代表人证明;
5、企业公章(用于签署文件)或个人客户本人;
6、现金/支票/银行卡(用于缴付物业服务费及相关费用或相关已缴费凭证);
7、园区一卡通办理须知(园区食堂就餐仅限园区一卡通方式,请提前办理园区卡);
二、若客户非法定代表人或非本人办理收房手续,除上述条件外还需以下资料:    
 8、授权委托书(见附件二);
9、被授权人身份证;

三、若客户办理企业装修在上述文件资料的基础上还需以下文件资料:
1、消防局审批备案的消防图纸,及其他与装修有关的设计、施工等全套装修图纸(见装修图纸备案表);    
2、装修公司营业执照复印件;
3、装修公司资质证书复印件;
4、装修公司现场负责人和安全负责人身份证和复印件、2寸照片、联系电话;
5、装修公司公章(签署装修管理服务协议等文件);
6、安装工程一切险及第三者责任险副本或相关承诺书;
7、按规范要求配置灭火器(25㎡/个),可向物业租赁(20元/个/月);
8、装修施工人员身份证2份(办理出入证用,15元/人:5元工本费,10元押金);
9、企业装修方案消防报验文件(面积超300平米或工程造价在30万元以上企业须提供);
10、电切割、焊工等特种作业人员必须提供资格证;
11、施工人员进出园区需佩戴安全帽;
12、装修施工需要接驳临时用电的需要有符合规范的挂表配电箱。

四、物业对接方式:
联系电话 :025-52880715
 
五、客户收房入住流程——办理收楼
六、企业装修进场流程——办理二装

七、流程说明
1接待客户  前期招商人员持入住通知函陪同企业到物业服务中心办理入住手续,为客户建立档案,并将客户入住通知函存档,准备好交房、入住、二装所需用的资料、表格及其他物品(所有涉及协议应提前盖章,并有相关服务人员签字封存,以节省手续办理时间)。物业服务中心客服向客户介绍有关交房及二次装修的管理制度。
2、流程讲解  物业服务中心人员介绍相关服务设施及服务流程后,讲解入住和二装流程及物业服务收费项目,请客户出示相关文件证明,并与谷明发公司《物业移交通知书》进行核对,无误后于《客户入住手续办理流转单》中“客户核对栏”中经办人处签字确认。在办理手续时可请客户浏览入住、二装流程图,熟悉进场流程。
3费用收缴  客户身份核实完毕,引领客户根据《客户入住费用收缴通知书》中项目,请客户交齐相关款项。物业公司出具发票,并于《客户入住手续办理流转单》中“客户缴款栏”中经办人处签字确认。发票由物业人员复印,存档。
4、资料发放  缴款完毕,至洽谈间向客户发放资料,其中包含《物业服务协议》、《业主管理规约》、《装修服务协议》、《装修手册》等相关文件。同时,物业服务人员向客户说明《装修手册》需要施工方及设计方认真研读,受委托的施工单位、设计单位、监理公司必须于装修沟通会向物业公司提交公司营业执照副本复印件(加盖公章),资质证明复印件(加盖公章)由物业服务中心查验合格后复印留存,方可继续办理下一步手续。
5、图纸审核  (1)客户装修方至物业服务中心递交一式两套装修图纸,物业服务中心收到图纸于两个工作日完成图纸审核,并签署图纸审核意见单;超出明发公司总工办规定的审图范围的,转明发公司总工办审核,最终图纸和审图意见单交予物业公司存档。根据《施工人员出入证登记表》制作装修施工人员出入证。(2)建筑面积在300㎡以上的要报南京市消防部门消防设计备案手续,取得消防备案相关文件,方可进行施工。(3)建筑面积在300㎡以下的,需要出具消防图纸,由物业公司审核。总工办和物业公司于三个工作日内完成审图并出具审图意见,通过物业服务中心向客户装修方反馈审图意见,如无问题则要求客户同时将施工方案报政府消防部门审批。如有问题则要求其变更设计。
6、装修沟通会  在客户单元二次装修工程开始前于物业公司会议室召开装修沟通会,工程部知会客户装修施工要点,客服部向客户递交《装修服务协议》、《装修手册》及其中附件《单元装修图纸要求》、《装修工程消防报审流程图》、《装修工程收费一览表》、《紧急联络单》、《二次装修开工申请表》、《二次装修施工运输申请表》、《施工人员出入证登记表》,并指导施工方如何填写。同时发放《客户二装收费通知书》,确定其缴费时间及方式,以上表格记录于《二装资料文件及表格清单》中。办理一切二次装修手续的必须是客户装修负责人。
装修沟通会主要内容包括:
(1)保险(建筑工程一切险)
(2)二次装修期间应遵循的相关管理制度的内容
(3)临时水电使用方法及要求(《二次装修临时用水申请审核表》、《二次装修临时用电申请审核表》、《二次装修特别行为申请审核表》)
(4)《二次装修材料使用申报表》、《二次装修施工运输申请表》(时间及路线)
(5)施工时间(允许施工时间及特殊要求)
(6)垃圾清运方法(时间及路线)
(7)物业管理公司与客户及施工单位负责人的联系方式
(8)提供消防、空调改造及宽带接入指定施工单位的联系方式
(9)装修手册重要条款说明
(10)装修公司应缴付一切应交付的费用(装修押金、施工管理费、工本费、垃圾清运费、水电押金、灭火器租用费等)
(11)物业管理公司的其他要求(《动用明火申请表》、《动火许可证》)
(12)签署相关协议(《施工噪音、异味排除协议书》《装修施工消防安全协议书》、《装修责任承诺书》)给客户,装修前提交。
7、现场验房交房  物业服务中心客服陪同客户现场验房(营销部1人,工程部1人,秩序维护部1人),其过程中,填写《楼宇移交书》。
(1)如不合格,客户拒绝入住。物业服务人员需将之前所有表格文件归档封存,流程暂停。并于当日发出《楼宇返修通知单》至开发商项目部,本次入住物业服务人员专人跟进维修整改情况。待整改完成后通知客户再次入住,流程继续进行。
(2)如不合格,但客户同意在确保整改的前提下收房。则流程继续进行。物业服务人员于当日发出《楼宇返修通知单》至开发商项目部,本次入住物业服务人员专人跟进维修整改情况。在整改后通知客户收房。
(3)如合格,客户无疑义,则直接交房。
8、钥匙托管办理  客户验房合格,物业工程人员填写水电表等底数,物业服务人员引领将单元钥匙交于客户。并与客户商谈钥匙托管事宜,如需托管则签署《客户单元钥匙托管协议》(现场签署,一式两份,客户一份、物业服务中心归档一份),钥匙由物业服务人员当场密封,并由客户签字移交至秩序维护部封存;如不需要,此协议需于碎纸机销毁(已签字盖章),并记录在《客户入住文件及表格清单》中。物业服务人员请客户于《楼宇移交书》上签字,参与验收人员亦于此表上签字。
9、水牌制作办理  物业服务人员引领客户返回物业服务中心,询问其铭牌制作事宜,并协助其填写《水牌制作流转单》,进入水牌制作流程。同时询问是否有其他要求,并跟进。
10、入场装修许可  物业公司根据客户《二次装修开工申请》出具《装修施工许可证》、《装修施工人员出入证》、《二次装修施工运输申请表》,准许其入场装修。施工单位如需运输材料时,必须提前一日填写《运输申请表》并由物业服务中心确认。如需使用货梯,需提前至物业服务中心提出申请,填写《货梯使用申请表》。
11、装修巡检  装修施工开始,物业公司日常巡检,填写《二次装修日常巡查记录表》,如发现违规行为立刻拍照取证,并根据《装修违约处理细则》出具《二次装修施工整改通知单》(照片及通知单复印归档),如问题重大则按《装修手册》相关条款进行处罚。施工单位在改正、恢复后,必须报物业公司并填写《二次装修复工申请审核表》对其进行查验,合格后由查验负责人签字同意,方可恢复正常施工。
12、预约验收  施工单位在施工结束后,填写《二次装修工程查验申请表》,预约一周内的验收时间。
(1)首先由施工单位自检合格后,由其公司负责人签字。
(2)经客户、装修公司验收合格后,由其公司负责人签署意见。
(3)由客户组织装修公司、物业公司对此工程进行联合验收。
(4)验收合格后由客户提前一日填写客户入住申请表。(已报消防局工程还需先请消防局验收,取得消防验收合格意见书后方可入住)。并由物业公司各部门签署意见,同意后可正式入住。
(5)验收未合格由施工单位按相关要求进行改进后再报验,直至验收合格为止。
 13、押金结算  施工查验合格,由物业公司签发“查验合格通知书”。施工单位凭此通知书到物业服务中心办理退还押金申请,物业服务中心准备《二装工程结算单》,办理款项缴纳及清退。物业公司在扣除相应款项后六十个工作日内无息退还施工押金。
 14、文件核对及归档  物业服务人员核对入住及二装文件的签发及流程工作是否有遗漏,如有遗漏立刻跟进;若无遗漏,则整理归档。